วันพฤหัสบดีที่ 22 สิงหาคม พ.ศ. 2556

บทที่ 4 การจัดการข้อมูลสารสนเทศและเอกสารสำนักงาน

ระบบสารสนเทศ 

                
                หมายถึง ระบบที่มีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยในการรวบรวม จัดเก็บ หรือจัดการกับข้อมูลข่าวสารเพื่อให้ข้อมุลนั้นกลายเป็นสารสนเทศที่ดี สามารถนำไปใช้ในการประกอบการตัดสินใจได้ในเวลาอันรวดเร็วและถูกต้อง


การจัดการข้อมูลในสำนักงาน

            
               การจัดการข้อมูลจำเป็นต้องมีเครื่องมือและเทคนิคเข้ามาช่วยดำเนินการในแต่ละกิจกรรม เช่นการเก็บรวบรวมข้อมูลอาจจะใช้เครื่องมือในการเก็บรวบรวมที่เป็นอัตโนมัติเพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ปฏิบัติงานในการจดบันทึกเช่นเครื่องอ่านรหัสแท่งที่ใช้ตามห้างสรรพสินค้าเพื่อผ่านรหัสสินค้าและราคาสินค้าหรือการใช้ระบบแฟ้มข้อมูลหรือระบบฐานข้อมูลมาช่วยในการจัดเก็บข้อมูล รวมถึงการมีระบบจัดการเพื่อนำข้อมูลออกมาใช้


การจัดเก็บเอกสาร 

               กระบวนการจัดระบบจำแนกและเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบสะดวกในกานำมาใช้เมื่อต้องการซึ่งถือว่าเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการบริหารงานเอกสาร(Records management) เท่านั้น



รูปแบบเอกสาร 

              คือ รูปแบบแฟ้มลักษณะหนึ่ง ที่พัฒนาโดยบริษัทอะโดบีซิสเต็มส์ สำหรับแสดงเอกสารที่สามารถใช้งานได้ในทุกระบบปฏิบัติการ และยังคงลักษณะเอกสารเหมือนต้นฉบับ เอกสารในรูปแบบนี้สามารถจัดเก็บ ตัวอักษร รูปภาพ รูปลายเส้น ในลักษณะเป็นหน้าหนังสือ ตั้งแต่ หนึ่งหน้า หรือหลายพันหน้าได้ในแฟ้มเดียวกัน รูปแบบเป็นมาตรฐานที่เปิดให้คนอื่นสามารถเขียนโปรแกรมมาทำงานร่วมกันได้


หนังสือราชการ


หนังสือราชการหนังสือราชการ มี 6 ชนิด คือ
1. หนังสือภายนอก
2. หนังสือภายใน
3. หนังสือประทับตรา
4. หนังสือสั่งการ ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์ ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ หนังสือรับรอง รายงาน
 การประชุม บันทึกและหนังสืออื่น


การร่างหนังสือ จะต้องศึกษาแบบฟอร์ม หรือรูปแบบของหนังสือให้ถูกต้อง ดังนี้
1. หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑมีรูปแบบ ดังต่อไปนี้
     1.1 ที่ อยู่หัวกระดาษด้านซ้าย ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง เช่น
สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษานครพนม เขต 1 เลขที่หนังสือ คือ ศธ 04060
     1.2 ส่วนราชการ หรือ ที่อยู่เจ้าของเรื่อง อยู่หัวกระดาษด้านขวา
     1.3 วัน เดือน ปี ไม่ต้องมีคำว่า “วันที่” นำหน้า
     1.4 เรื่อง มีเฉพาะหนังสือภายนอกและหนังสือภายในเท่านั้น หนังสือประทับตราไม่มีจะต้องสั้น กระชับ ชัดเจน ได้ใจความ และไม่ควรเกิน 2 บรรทัด
    * กรณีที่มีหนังสือ เป็นการ “ขออนุมัติ” “ขอความอนุเคราะห์” “ขออนุญาต” เช่น ขออนุมัติเลื่อนขั้นเงินเดือนข้าราชการเป็นกรณีพิเศษ ขอความอนุเคราะห์ช่วยเหลือลูกจ้างประสบภัย ขออนุญาตใช้ห้องประชุมขอเชิญเปิดการฝึกอบรมและบรรยาย
   * ถ้าจะตอบหนังสือโดยใช้เรื่องเดิมให้เติมคำว่า “การ” เช่น การขออนุมัติเลื่อนขั้นเงินเดือนข้าราชการเป็นกรณีพิเศษ การขอความอนุเคราะห์ช่วยเหลือลูกจ้างประสบภัย การขออนุญาตใช้ห้องประชุม แต่ถ้าเป็นกรณีปฏิเสธ ไม่ควรใช้คำว่า “ไม่อนุมัติ” “ไม่อนุเคราะห์” “ไม่อนุญาต” ควรจะใช้คำว่า “การ” นำหน้า
    1.5 คำขึ้นต้น จะต้องศึกษาชื่อ ตำแหน่ง ชื่อหน่วยงานให้ถูกต้อง
    1.5.1 หนังสือถึงบุคคลธรรมดา ใช้คำว่า “เรียน”
    1.5.2 หนังสือถึงพระภิกษุ
- สมเด็จพระสังฆราชเจ้า ใช้คำว่า “ขอประทานกราบทูล...
- สมเด็จพระสังฆราช ใช้คำว่า “กราบทูล”
- สมเด็จพระราชาคณะ, รองสมเด็จ, พระราชาคณะและพระภิกษุทั่วไปใช้คำว่า “นมัสการ”
    1.5.3 หนังสือถึงผู้ดำรงตำแหน่งสูงพิเศษ ใช้คำว่า “กราบเรียน” เช่น ประธานองคมนตรี, นายกรัฐมนตรี, ประธานวุฒิสภา, ประธานสภาผู้แทนราษฎร, รัฐบุรุษ เป็นต้น
    1.6 อ้างถึง ใช้ใน 2 กรณี ดังนี้
    1.6.1 กรณีตอบกลับจะต้องอ้างถึงหนังสือที่หน่วยงานนั้นส่งมา ในกรณีที่เป็นเรื่องที่ สืบต่อกันมาหลายครั้ง ให้อ้างถึงฉบับล่าสุด
    1.6.2 กรณีติดตามเรื่องที่เราส่งไป
    1.7 สิ่งที่ส่งมาด้วย ควรจะแยกเป็น ลำดับ 1,2,3...
    1.8 ข้อความ (ย่อหน้า 10 เคาะตัวอักษร) มีความถูกต้อง ถูกแบบ ถูกเนื้อหา และถูกความนิยม รัดกุม ไม่มีช่องโหว่ให้โต้แย้ง ไม่เยิ่นเย่อ หรือใช้ถ้อยคำฟุ่มเฟือยสามารถให้ผู้รับเข้าใจว่า ผู้มีหนังสือไปต้องการอะไร จะให้ปฏิบัติอย่างไร และโน้มน้าวให้ผู้รับหนังสือปฏิบัติตามนั้น ไม่กระทบถึงความสัมพันธ์อันดี เขียนให้ตรงลักษณะและจุดมุ่งหมาย
   • ถ้าเขียนถึงผู้ดำรงตำแหน่งที่ใช้คำขึ้นต้นว่า “เรียน” ก็เขียนจุดประสงค์ว่า “จึงเรียน” ถ้าใช้คำขึ้นต้น “กราบเรียน” ก็ต้องเขียนจุดประสงค์ว่า “จึงกราบเรียน”
   • ถ้าลักษณะ จุดประสงค์ที่มีหนังสือไปเป็น “คำขอ” ควรเพิ่มคำว่า “โปรด และต่อท้ายด้วย “คำขอบคุณ” ทั่วไปมักจะใช้คำว่า “จะขอขอบคุณมาก” แต่ถ้าถึงผู้ใหญ่อาจใช้คำว่า “จะเป็นพระคุณยิ่ง” เช่น “จึงกราบเรียนมาเพื่อขอได้โปรดพิจารณาอนุญาตด้วย จะเป็นพระคุณยิ่ง”
    • ถ้าจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป มีลักษณะไม่ใช่ “คำขอ” ไม่ต้อต่อท้ายด้วย “คำขอบคุณ” เว้น มีความหมายเป็นคำขออยู่ด้วย จึงต่อท้ายด้วย “คำขอบคุณ” เช่น จึงเรียนมาเพื่อทราบ และถือเป็นหลักปฏิบัติต่อไป
    • หนังสือถึงผู้มีฐานะเป็นผู้ใหญ่กว่า ควรเพิ่มคำว่า “โปรด” ด้วยไม่ว่าจุดประสงค์ที่มีหนังสือไปลักษณะใด เช่น จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ
    • หนังสือถึงผู้มีฐานะเท่ากัน หรือตำกว่า ถ้าจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป ไม่ใช่ลักษณะ “คำขอ” ไม่จำเป็นต้องเพิ่มคำว่า “โปรด” เช่น จึงเรียนมาเพื่อทราบ
    • หนังสือถึงผู้ใต้บังคับบัญชา ที่ไม่ใช่ข้าราชการชั้นผู้ใหญ่ แม้จะเป็น “คำขอ” จะไม่เพิ่มคำว่า “โปรด” ก็ได้ โดยถือลักษณะ “คำสั่ง” เช่น จึงเรียนมาเพื่อดำเนินการต่อไป”
    1.9 คำลงท้าย จะอยู่ประมาณปลายเท้าครุฑด้านขวา
    1.10 ลงชื่อ การประทับตรายางชื่อและตำแหน่งจะต้องถูกต้อง “การรักษาการแทน” ใช้ในกรณี
ที่ผู้บังคับบัญชาอยู่หรือไม่อยู่ก็ได้ แต่มอบหมายอำนาจหน้าที่ให้
    1.11 ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ใส่ชื่อหน่วยงานที่ออกหนังสือ
    1.12 โทรศัพท์/โทรสาร ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์และโทรสารของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
แต่ปัจจุบันนิยมใส่ชื่อเว็บไซด์ของหน่วยงานด้วย
2. หนังสือภายใน เป็นหนังสือติดต่อกระทรวง ทบวง กรม หรือหน่วยงานเดียวกัน ใช้กระดาษ
บันทึกข้อความ จะไม่มีสิ่งที่ส่งมาด้วยและขอแสดงความนับถือ
3. หนังสือประทับตรา ใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือแทนการลงชื่อในกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ
เช่น การขอรายละเอียดเพิ่มเติม, การเตือนเรื่องที่ค้าง, การแจ้งผลงานที่ได้
ดำเนินการไปแล้วให้ทราบ ประทับตรากลม สีแดง
4. หนังสือสั่งการ
     4.1 คำสั่ง ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ
     4.2 ระเบียบ เป็นหนังสือเพื่อถือหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ ใช้กระดาษตราครุฑ
     4.3 ข้อบังคับ คือ ข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมาย ให้กระทำได้ ใช้กระดาษตราครุฑ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์
     5.1 ประกาศ หนังสือที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ
     5.2 แถลงการณ์ ข้อความที่แถลงเพื่อทำความเข้าใจหรือเหตุการณ์ให้ทราบ ชัดเจนโดยทั่วกัน ใช้กระดาษตราครุฑ
    5.3 ข่าว ข้อความที่เห็นควรเผยแพร่ให้ทราบ
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
    6.1 หนังสือรับรอง ใช้กระดาษตราครุฑ
    6.2 รายงานการประชุม มีรายละเอียดดังนี้
         




ความแตกต่างของหนังสือภายนอกกับภายใน



หนังสือภายนอก



1. ติดต่อระหว่างกระทรวง หรือบุคคลภายนอก

2. ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกระทรวง

หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย

3. ใช้รูปแบบหนังสือภายนอก “กระดาษครุฑ”

มีเรื่อง เรียน อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย

4. เป็นพิธีการเต็มรู ปแบบ ออกเลขที่ทุกครั้ง

5. ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย

6. มีสําเนาคู่ฉบับ และสําเนาครบถ้วน



หนังสือภายใน


1. ติดต่อระหว่างกรม หรือเทียบเท่าในสังกัดกระทรวงเดียวกัน

2. ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย

3. ใช้รูปแบบหนังสือภายใน “กระดาษบันทึกข้อความ”

มีเฉพาะเรื่อง เรียน

4. เป็นทางการ ออกเลขที่ แต่เป็นพิธีการน้อยกว่า

หนังสือภายนอก

5. ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย

6. มีสําเนาคู่ฉบับและสําเนา














วันพุธที่ 19 มิถุนายน พ.ศ. 2556

บทที่ 3 เทคโนโลยีสำนักงาน

เทคโนโลยีสำนักงาน  หมายถึง

เทคโนโลยีสำนักงาน (Office Technology ) คือ เทคโนโลยีสองด้านหลัก ๆ ที่ประกอบด้วยเทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์ และ เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคมที่ผนวกเข้าด้วยกัน เพื่อใช้ในการบริหารงานสำนักงาน ช่วยให้เกิดความรวดเร็ว ความสะดวกสบาย ความคล่องตัว ตอบสนองผู้ใช้ได้ดี ความแม่นยำในการใช้ข้อมูลข่าวสาร และนำมาซึ่งการตัดสินใจที่ดีและถูกต้อง ประสิทธิภาพ และความประหยัด

 เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับสำนักงานนั้น ประกอบด้วยเทคโนโลยี 3 ประเภทดังนี้

1) เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ในปัจจุบันเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่นำมาใช้กับงานสำนักงาน
2) เทคโนโลยีสำนักงาน เทคโนโลยีสำนักงาน หมายถึง อุปกรณ์ต่าง ๆ ที่สามารถช่วยให้งานสำนักงานสะดวกขึ้น เช่น เครื่องบันทึกเงินสด เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องทำสำเนาระบบดิจิตอล เครื่องโทรสาร เครื่องฉายภาพ เป็นต้น 
3) เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสาร ในปัจจุบันการสื่อสารมีหลายรูปแบบ เช่น โทรศัพท์ โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม เป็นต้น ในปัจจุบันเทคโนโลยีการสื่อสารที่ประหยัดและนิยมใช้กันมาก

เครื่องใช้สำนักงานต่างๆ ที่ควรรู้จัก

  

เครื่องถ่ายเอกสาร

  เครื่องถ่ายเอกสาร หมายถึงเครื่องจักรที่ใช้สำหรับถ่ายภาพหรือข้อความจากเอกสารลงบนกระดาษเพื่อจัดทำเป็นสำเนาโดยมีภาพและ ข้อความที่เหมือนกับต้นฉบับทุกประการ
     เครื่องถ่ายเอกสารมีหลายชนิดด้วยกัน หน่วยธุรกิจหรือสำนักงานแต่ละแห่งจะต้องเลือกใช้ให้เหมาสมกับงาน เราแบ่งเครื่องถ่ายเอกสารออกเป็น 3 ประเภท คือ
      1. เครื่องถ่ายเอกสารธรรมดา
     เครื่องถ่ายเอกสารแบบธรรมดาเป็นเครื่องถ่ายเอกสาร


ในระยะเริ่มแรกที่มีระบบการทำงานแบบปกติ 
ไม่มีขีดความสามารถพิเศษ
      2. เครื่องถ่ายเอกสารแบบย่อขยาย
     เครื่องถ่ายเอกสารแบบย่อขยายเป็นเครื่องถ่ายเอกสารที่ถูกพัฒนาขึ้นให้มีขีดความสามารถในการ
ย่อขนาดเอกสารให้เล็กลงและขยายขนาดเอกสารให้มีขนาดใหญ่ขึ้นได้บนขนาดกระดาษปกติ
จัดว่าเป็นขีดความสามารถพิเศษที่นอกเหนือไปจากการถ่ายเอกสารแบบธรรมดา
     3. เครื่องถ่ายเอกสารระบบดิจิตอล
     เครื่องถ่ายเอกสารระบบดิจิตอล เป็นเครื่องถ่ายเอกสารที่ได้รับการพัฒนาด้วยเทคโนโลยีที่ก้าวหน้าและทันยุคทันสมัย ให้มีขีดความสามารถพิเศษนอกเหนือไปจากการถ่ายเอกสาปกติ สามารถทำสำเนาได้จำนวนมากในเวลาอันรวดเร็ว

  เครื่องคอมพิวเตอร์

คอมพิวเตอร์ คือ อุปกรณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ (electrinic device) ที่มนุษย์ใช้เป็นเครื่องมือช่วยในการจัดการกับข้อมูลที่อาจเป็นได้ ทั้งตัวเลข ตัวอักษร หรือสัญลักษณ์ที่ใช้แทนความหมายในสิ่งต่าง ๆ โดยคุณสมบัติที่สำคัญของคอมพิวเตอร์คือการที่สามารถกำหนดชุดคำสั่งล่วงหน้าหรือโปรแกรมได้ (programmable) นั่นคือคอมพิวเตอร์สามารถทำงานได้หลากหลายรูปแบบ

คุณสมบัติของคอมพิวเตอร์
ปัจจุบันนี้คนส่วนใหญ่นิยมนำคอมพิวเตอร์มาใช้งานต่าง ๆ มากมาย ซึ่งผู้ใช้ส่วนใหญ่มักจะคิดว่าคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือที่สามารถทำงานได้สารพัด แต่ผู้ที่มีความรู้ทางคอมพิวเตอร์จะทราบว่า งานที่เหมาะกับการนำคอมพิวเตอร์มาใช้อย่างยิ่งคือการสร้าง สารสนเทศ ซึ่งสารสนเทศเหล่านั้นสามารถนำมาพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ ส่งผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ หรือจัดเก็บไว้ใช้ในอนาคตได้

  เครื่องพิมพ์


เครื่องพิมพ์ คือ อุปกรณ์แสดงผลลัพธ์ที่ใช้สำหรับพิมพ์ข้อมูลที่เป็นเอกสาร ข้อความ และรูปภาพ ที่อยู่บนจอภาพให้ไปปรากฏบนกระดาษ เพื่อสามารถนำไปใช้ในงานอื่นๆ ได้ เครื่องพิมพ์ใช้แสดงผลงานลงบนกระดาษได้ทั้งตัวอักษร และรูปภาพ

เครื่องพลอตเตอร์ (Plotter)


ใช้วาดหรือเขียนภาพสำหรับงานที่ต้องการความละเอียดสูง ๆ เนื่องจากพลอตเตอร์จะใช้ปากกาในการวาดเส้นสายต่าง ๆ ทำให้ได้เส้นที่ต่อเนื่องกันตลอด ในขณะที่เครื่องพิมพ์ทั่วไปจะใช้วิธีพิมพ์จุดเล็ก ๆ ประกอบขึ้นเป็นเส้น ทำให้ได้เส้นที่ไม่ต่อเนื่องกันสนิท พลอตเตอร์นิยมใช้กับงานออกแบบทางสถาปัตยกรรมและวิศวกรรมที่ต้องการความสวย งามและความละเอียดสูง มีให้เลือกหลากหลายชนิดโดยจะแตกต่างกันในด้านความเร็ว ขนาดกระดาษ และจำนวนปากกาที่ใช้เขียนในแต่ละครั้ง มีราคาแพงกว่าเครื่องพิมพ์ธรรมดามาก


เครื่องสแกนเนอร์
โดยสแกนเนอร์จะแปลงข้อมูลเหล่านี้ให้อยู่ในรูปแบบข้อมูลดิจิทัลที่คอมพิวเตอร์รู้จักและสามารถประมวลผลข้อมูลให้แสดงเป็นภาพบนจอภาพ ภาพที่ได้จากการสแกนนี้สามารถนำมาจัดเก็บ ตกแต่งหรือแก้ไข เช่น ขยายหรือย่อขนาดภาพ เก็บไว้ในเครื่อง ก่อนนำมาใช้งานต่อไปได้

รูปสินค้า เครื่องสำรองไฟ Chuphotic Moon Plus


เครื่องสำรองไฟ Chuphotic Moon Plus
สำรองไฟ ป้องกันไฟดับ ไฟตกและไฟเกินมีช่องสายโทรศัพท์ ADSL Router สำหรับป้องกันอุปกรณ์จากแรงดันไฟฟ้าสูงชั่วขณะ  Microprocessor Line interactive UPS with Stabilizer LCD Display


โทรศัพท์ Telephone

คือ ระบบโทรคมนาคมซึ่งใช้อุปกรณ์ทางไฟฟ้า เป็นเครื่องมือสื่อสารให้ติดต่อพูดถึงกันได้ในระยะไกลโดยใช้สายตัวนำโยงติดต่อถึงกัน และอาศัยอำนาจแม่เหล็กไฟฟ้าเป็นหลักสำคัญ



เครื่องโทรสาร

ปัจจุบันเครื่องโทรสารได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรบการสื่อสารสำหรับการส่งเอกสารจากสถานที่หนึ่งไปยังอีกสถานที่หนึ่งผ่านระบบโทรศัพท์ นอกจากนั้นโทรสารมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการส่งภาพลักษณ์ของเอกสารต้นฉบับไปให้ผู้รับ เช่น เมื่อหน่วยงานจัดทำใบสั่งซื้อสินค้าเสร็จแล้วก็อาจจะส่งใบสั่งซื้อนั้นผ่านโทรสารไปยังบริษัทผู้จำหน่ายได้ทันที พร้อมกันนั้นบริษัทก็จะได้เห็นรายละเอียดตลอดจนภาพตราลักษณ์ของหน่วยงานและภาพลักษณ์ของลายเซ็นของผู้บริหารที่มีอำนาจในการลงนามเอกสารได้ ทำให้เกิดความมั่นใจว่าเป็นเอกสารการสั่งซื้อที่แท้จริง


เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า

เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้าพัฒนามาจากเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา พิมพ์ได้ทั้งภาษาได้ทั้งและภาษาอังกฤษในเครื่องเดี่ยวกันได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ประสิทธิภาพในการทำงานสูง เนื่องจากควบคุมด้วยระบบไมโครโพรเซสเซอร์ทำงานอัตโนมัติ ตั้งแต่การแทรกข้อความ การพิมพ์การกำหนดคอลัมน์ พิมพ์ถึงกลางวางศูนย์ จัดหลักเลขอัตโนมัติ ตั้งระยะความเร็วในการพิมพ์ ฯลฯ และสามารถจัดเก็บข้อมูลในหน่วยความจำภายในเครื่อง หรือจะเชื่อมต่อกับไมโครคอมพิวเตอร์ได้อีกด้วย โดยเครื่องพิมพ์ดีดจะทำหน้าที่เป็นทั้งคีย์บอร์ดและปริ้นเตอร์ในตัวเองขณะเดียวกันก็สามารถออนไลน์ไปอีกแห่งได้ ดังนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องศึกษาและเรียนรู้ถึงระบบและวิธีการใช้เครื่องพิมพ์ดีด เพื่อ สามารถใช้งานได้ถูกต้องและรวดเร็ว

เครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ (Overhead Projector)

เครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ (Overhead Projector)หรือ เครื่องฉายภาพโปร่งใส บางที่ก็เรียกทับศัพท์ว่า เครื่องฉายโอเวอร์เฮด หรือโอเวอร์เฮดโปรเจคเตอร์ เป็นที่นิยมกันอย่างแพร่หลายในวงการศึกษา การฝึกอบรม การประชุมเป็นกลุ่มและกิจกรรมอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับกระบวนการสื่อความหมาย เครื่องฉายภาพโปร่งใส เป็นสิ่งที่ถูกนำมาใช้แทนกระดานดำ เพื่อช่วยให้การเรียนการสอนเป็นไปอย่างรวดเร็ว เพราะครูมักเตรียมภาพหรือข้อความที่จะบรรยายมาพร้อมแล้ว ข้อความใดที่ผ่านไป ก็สามารถกลับมาดูได้อีกได้โดยไม่ต้องเขียนใหม่ เครื่องฉายภาพโปร่งใส ใช้สะดวกมากในห้องเรียนปกติ ไม่ต้องใช้ห้องมืดเหมือนกับฉายสไลด์ หรือ ภาพยนตร์

กระดาษถ่ายเอกสาร (Xerographic Paper)

กระดาษที่ใช้ถ่ายเอกสารและสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ เพื่อทำสำหนาด้วยเครื่องถ่ายเอกสาร

เครื่องบันทึกเวลา

ระบบบันทึกและคำนวณเวลาทำงานพนักงาน เป็นระบบอัตโนมัติสำหรับการบันทึกเวลาการทำงานด้วยอุปกรณ์อิเลคโทรนิคส์ แล้วนำมาคำนวณเวลาการทำงานด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ทดแทนระบบการใช้เครื่องตอกบัตร หรือจดบันทึกเวลาแบบเก่า ลดการสูญเสียทั้งเวลา บุคลากร และความผิดพลาดอันเนื่องจากการคำนวณของบุคคล นอกจากนั้นยังสามารถส่งต่อข้อมูลที่ประมวลผลเวลางานแล้วไปเข้าระบบคำนวณเงินเดือนได้อย่างสะดวกรวดเร็ว เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับฝ่ายบุคคลและฝ่ายบัญชี นั่นหมายถึงว่าเครื่องบันทึกเวลาที่ทำงานด้วยอุปกรณ์อิเลคโทรนิคจะช่วยลดเวลา และกำลังงานของฝ่ายบุคคลลงได้มาก หากระบบเดิมเคยใช้การตอกบัตร หรือให้พนักงานจดเวลาเข้าออกเอง

เครื่องผนึกซองจดหมาย (Envelope Sealing Machine)

เครื่องทุ่นแรงชนิดนี้เป็นเครื่องอัตโนมัติที่ประดิษฐ์ขึ้นเพื่อจะทำให้การที่ซองนั้นมีความชื้นแล้ผนึกซองได้ด้วย การใช้เครื่องนี้โดยนำเอาซองที่ได้บรรจุเอกสารไว้เพื่อผนึกบรรจุวางในที่ที่จะป้อนเข้าเครื่อง การวางซองต้องวางซ้อนราบ ๆ เพื่อให้เครื่องที่ให้กาวที่ซองชื้นก่อน แล้วเครื่องจะผนึกเสร็จเรียบร้อยได้โดยอัตโนมัติ เป็นการประหยัดเวลาได้เป็นอย่างมากเช่นเดียวกับเครื่องพิมพ์ดวงตราไปรษณีย์

วันพฤหัสบดีที่ 13 มิถุนายน พ.ศ. 2556

บทที่ 2 สำนังานอัตโนมัติ


สำนักงานอัตโนมัติ 

หมายถึง การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ภายในสำนักงาน เพื่อให้ดำเนินการไปโดยอัตโนมัติ หลีกเลี่ยงการปฏิบัติด้วยมือให้มากที่สุด เป็นต้นว่า การทำจดหมายเวียน (ข้อความในจดหมายเหมือน ๆ กัน แต่ส่งถึงชื่อคนหลายคน) ในกรณีนี้

ลักษณะสำนักงานอัตโนมัติ

ลักษณะของครือข่ายภายในสำนักงานอัตโนมัติ
ภายในสำนักงานอัตโนมัติที่เกิดขึ้นในปัจจุบันจะมีทั้งการสื่อสารด้วยเสียง ข้อมูลภาพระบบภายในที่มีการสื่อสารด้วยเสียง จึงมักใช้ชุมสายแบบเซอร์กิตสวิตชิ่ง เช่น PABX ดังนั้นจึงพ่วงการสื่อสารข้อมูลเข้าไปด้วย ด้วยการต่อเชื่อม เช่น เทอร์มินัลคอมพิวเตอร์เข้ากับมินิคอมพิวเตอร์หรือเมนเฟรม การใช้วงจรจะเชื่อมต่อเพื่อส่งผ่านข้อมูลถึงกัน

องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ
  

1.บุคลากร


2.กระบวนการปฏิบัติงาน


3.เอกสาร ข้อมูล สารสนเทศ


4.เทคโนโลยี


5.การบริหารจัดการ

ประเภทระบบสารสนเทศสำนักงาน



ระบบการจัดการเอกสาร (Document Management System)

- ระบบการประมวลผลคำ (Word Processing Systems)

- การจัดพิมพ์ตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing)

- ระบบการประมวลภาพ (Image Processing Systems)

- การทำสำเนา (Reprographics)

- หน่วยเก็บข้อมูลถาวร (Archival Storage)

ระบบการจัดการข่าวสาร (Message-handling Systems)

- ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail)

- ไปรษณีย์เสียง (Voice Mail)

- โทรสาร (Facsimile)

ระบบประชุมทางไกล (Teleconferencing System)

- การประชุมด้วยเสียง (Audio Teleconferencing)

- การประชุมด้วยภาพ (Video Teleconferencing)

- การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ (Computer Conferencing)

- โทรศัพท์ภายใน (In-house Television)

- การทำงานทางไกล (Telecommuting)

ระบบสนับสนุนสำนักงาน (Office Support Systems)

- โปรแกรมเครือข่าย (Group Ware)

- โปรแกรมตั้งโต๊ะเอนกประสงค์ (Desktop Organizers)

วันพฤหัสบดีที่ 6 มิถุนายน พ.ศ. 2556

บทที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงาน


เรื่องสำนักงาน

สาระสำคัญสำนักงาน หมายถึง สถานที่ที่บุคคลหรือเจ้าของใช้ประกอบกิจกรรมขององค์กร ให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ สำนักงานใหญ่หรือเล็กขึ้นอยู่กับกิจกรรมขององค์กรนั้น ๆ ภายในสำนักงานจะต้องมีบุคลากร เครื่องมืออุปกรณ์ และระบบสารสนเทศต่าง ๆ เพื่อเอื้ออำนวยต่อการปฏิบัติงานให้ประสบความสำเร็จสาระการเรียนรู้

1. ความหมายของสำนักงาน

2. วัตถุประสงค์ของสำนักงาน

3. ประเภทของงานในสำนักงาน

4. บุคลากรในสำนักงาน


ความหมายของสำนักงาน สำนักงาน คือ

สถานที่ตั้งของหน่วยซึ่งปฏิบัติงานเกี่ยวกับการควบคุมการงานของธุรกิจและเป็นสถานที่ซึ่งมีการจัดทำเอกสารและการปฏิบัติการเกี่ยวกับเอกสารเหล่านั้น เพื่อวัตถุประสงค์ในการควบคุมการประมวลเหตุการณ์และการดำเนินงานด้วยประสิทธิภาพเนื่องด้วยกิจกรรมเกี่ยวกับเอกสารต่าง ๆนั้นเกิดขึ้นได้ทั่วไป คือ สถานที่ที่มีการปฏิบัติงานเอกสารมากเป็นพิเศษเท่านั้น เป็นการจำกัดความหมายของสำนักงานให้แคบเข้าและก่อให้เกิดปัญหาในการควบคุมการปฏิบัติงานเกี่ยวกับเอกสาร เราไม่อาจแบ่งสำนักงานออกเป็นหน่วยๆได้ พนักงานทุกคนต้องปฏิบัติงานสำนักงานบ้างไม่มากก็น้อยเช่น การเก็บเอกสาร การโต้ตอบจดหมาย การคำนวณและการบันทึกต่างๆสิ่งที่กล่าวมานี้เป็นความจริงที่เกิดขึ้นได้ในธุรกิจต่างๆ ทุกแห่งและในทุกระดับนับแต่ระดับผู้บริหารลงมาจนถึงระดับภารโรง การปฏิบัติงานเอกสารจะมีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น ถ้าเรามองสำนักงานจากแง่ หน้าที่งาน (Function) หรือ กิจกรรม ยิ่งกว่าจากแง่ สถานที่ ในฐานะที่เป็นหน้าที่งานหรือกิจกรรมอย่างหนึ่ง สำนักงานจะสามารถจัดวางรูปประสาน วางมาตรฐานและดูแลการปฏิบัติงานเอกสารได้ในสถานที่ต่างๆ


สำนักงานอัตโนมัติ 

หมายถึง การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ภายในสำนักงาน เพื่อให้ดำเนินการไปโดยอัตโนมัติ หลีกเลี่ยงการปฏิบัติด้วยมือให้มากที่สุด เป็นต้นว่า การทำจดหมายเวียน (ข้อความในจดหมายเหมือน ๆ กัน แต่ส่งถึงชื่อคนหลายคน) ในกรณีนี้


องค์ประกอบของสำนักงานสมัยใหม่



สาระสำคัญ

องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ หรือสำนักงานสมัยใหม่ สำนักงานอัตโนมัติก็คือสำนักงานประเภทหนึ่ง สิ่งที่ทำให้มีความแตกต่างจากสำนักงานทั่วไปคือการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาเชื่อมต่อการปฏิบัติงานกับสารสนเทศของพนักงานและผู้บริหารดังนั้นองค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติจึงไม่ได้แตกต่างไปจากสำนักงานธรรมดาซึ่งประกอบด้วย บุคลากร กระบวนการปฏิบัติงาน เอกสารข้อมูล สารสนเทศ เทคโนโลยี การบริหารจัดการ
ถ้าจะพิจารณาองค์ประกอบของสำนักงานแล้ว สามารถพิจารณาออกได้เป็น 2 ประเภทคือ สิ่งแวดล้อมภายนอกสำนักงาน และสิ่งแวดล้อมภายในสำนักงาน ฉะนั้นผู้บริหารสำนักงานอัตโนมัติจะต้องเห็นความสำคัญของสิ่งแวดล้อมทั้ง 2 ประเภทนี้ โดยต้องปรับปรุงแก้ไขให้เป็นไปตามความต้องการของผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานนั้น ๆ ดังนี้

รูปแบบสำนักงานสมัยใหม่


ลักษณะสำคัญของสำนักงานสมัยใหม่สำนักงานสมัยใหม่มีลักษณะสำคัญดังนี้

1.1 ผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้องล้วนใช้คอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อกันเป็นระบบเครือข่ายขนาดเล็ก หรือระบบเครือ ข่ายแลน
1.2 มีการวางแผนระบบแฟ้มข้อมูลอัตโนมัติเพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลและเอกสารเอย่างรวดเร็ว
1.3 ผู้บริหารสนับสนุนการใช้ระบบสำนักงานสมัยใหม่และลงมือทำเอง
1.4 ซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ใช้ง่ายและเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร
1.5 อุปกรณ์ต่าง ๆ เป็นมาตรฐานและทำงานร่วมกันได้
1.6 ระบบงานประยุกต์ต่าง ๆ ได้รับการติดตั้งหรือพัฒนาขึ้นให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้
บทบาทและหน้าที่ของบุคลากรในสำนักงานใหม่
บุคลากรในสำนักงานสมัยใหม่ จะแบ่งออกเป็นหลาย ๆ กลุ่ม ดังนี้
2.1 ผู้บริหารระดับสูง เกิดความสนใจและสั่งให้ผู้เกี่ยวข้อง ดำเนินการจัดหา หรือพัฒนาระบบสำนักงานสมัยใหม่ขึ้นใน กรณีเช่นนี้ผู้บริหารระดับสูงอาจได้มีโอกาสเห็นการปฏิบัติงานในสำนักงานสมัยใหม่ของหน่วยงานอื่น ๆ หรือได้ทราบรายละเอียดของจ้อมูลเกี่ยวดับสำนักงานสมัยใหม่มาจากผู้อื่น 
2.2 ผู้บริหารระดับกลางและผู้ปฏิบัติระดับต่าง ๆ อาจเป็นผู้เสนอให้มีการจัดทำสำนักงานสมัยใหม่ขึ้นอาจจะเป็นเพราะว่าหน่วยงานของตนสมควรปรับเปลี่ยนเทคโนโลยีสำนักงานสมัยใหม่มากขึ้น หรือเพราะได้รับการแนะนำจากผู้ขาสินค้าทางด้านสำนักงานสมัยใหม่ก็ได้ เมื่อผู้บริหารหรือผู้ปฏิบัติงานเหล่านี้เกิดความคิดขึ้นมาแล้วก็อาจนำเรื่องนี้เสนอต่อผู้บริหารระดับสูงหรือนำเข้าไปบรรจุไว้ในแผนการดำเนินงานด้านคอมพิวเตอร์ของหน่วยงานก็ได้
2.3 นักคอมพิวเตอร์และรักเทคโนโลยีอื่น ๆ ในบางกรณีผู้เสนอ แนะให้หน่วยงานพัฒนาระบบสำนักงานเทคโนโลยีใหม่ขึ้น ก็อาจจะเป็นนักเทคโนโลยีของหน่วยงานตนเองเพราะนัก เทคโนโลยีเหล่านี้มักจะได้ทีโอกาสใกล้ชิดและเห็นความก้าวหน้าของด้านเทคโนโลยีค่อนข้างมาก เมื่อเห็นแล้วก็ อาจจะอดไม่ได้ที่จะต้องคิดต้องการเปลี่ยนให้หน่วยงายของตนเองมีเทคโนโลยีที่ก้าวหน้ามากขึ้น เมื่อมีการเสนอให้พัฒนาระบบสำนักงานสมัยใหม่ในหน่วยงานขึ้นแล้ว จะมีกานดำเนินการต่อไป แต้จะต้องเป็นการดำเนินการแบบใดนั้นขึ้นอยู่กับลักษณะของหน่วยงาน หากหน่วยงานนั้นมี ศูนย์คอมพิวเตอร์อยู่แล้วก็จะมีแนวโน้มว่าศูนย์คอมพิวเตอร์จะได้รับมอบหมาย ให้เป็นผู้ดำเนินการพัฒนาระบบสำนักงานสมัยใหม่ดีขึ้นแต่ถ้าหารหน่วยงานนั้นไม่มีศูนย์คอมพิวเตอร์อาจเป็นไปได้ที่มีการมอบหมายให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับงานสำนักงานอัตโนมัติมากที่สุดไปคิดดำเนินการ เช่น อาจจะให้หน่วยงานที่ทำหน้าที่ด้านการสื่อสารโทรคมนาคมไปวางแผนดำเนินการหรืออาจะมอบหมายให้แผนกสารบรรณเป็นผู้ดำเนินการ หรือมิฉะนั้นอาจจะเป็นใคร


ก็ได้สุดแท้แต่ผู้บริหารระดับสูงจะเห็นเหมาะสม