บทที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงาน

เรื่องสำนักงาน

สาระสำคัญสำนักงาน หมายถึง สถานที่ที่บุคคลหรือเจ้าของใช้ประกอบกิจกรรมขององค์กร ให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ สำนักงานใหญ่หรือเล็กขึ้นอยู่กับกิจกรรมขององค์กรนั้น ๆ ภายในสำนักงานจะต้องมีบุคลากร เครื่องมืออุปกรณ์ และระบบสารสนเทศต่าง ๆ เพื่อเอื้ออำนวยต่อการปฏิบัติงานให้ประสบความสำเร็จสาระการเรียนรู้

1. ความหมายของสำนักงาน

2. วัตถุประสงค์ของสำนักงาน

3. ประเภทของงานในสำนักงาน

4. บุคลากรในสำนักงาน


ความหมายของสำนักงาน สำนักงาน คือ

สถานที่ตั้งของหน่วยซึ่งปฏิบัติงานเกี่ยวกับการควบคุมการงานของธุรกิจและเป็นสถานที่ซึ่งมีการจัดทำเอกสารและการปฏิบัติการเกี่ยวกับเอกสารเหล่านั้น เพื่อวัตถุประสงค์ในการควบคุมการประมวลเหตุการณ์และการดำเนินงานด้วยประสิทธิภาพเนื่องด้วยกิจกรรมเกี่ยวกับเอกสารต่าง ๆนั้นเกิดขึ้นได้ทั่วไป คือ สถานที่ที่มีการปฏิบัติงานเอกสารมากเป็นพิเศษเท่านั้น เป็นการจำกัดความหมายของสำนักงานให้แคบเข้าและก่อให้เกิดปัญหาในการควบคุมการปฏิบัติงานเกี่ยวกับเอกสาร เราไม่อาจแบ่งสำนักงานออกเป็นหน่วยๆได้ พนักงานทุกคนต้องปฏิบัติงานสำนักงานบ้างไม่มากก็น้อยเช่น การเก็บเอกสาร การโต้ตอบจดหมาย การคำนวณและการบันทึกต่างๆสิ่งที่กล่าวมานี้เป็นความจริงที่เกิดขึ้นได้ในธุรกิจต่างๆ ทุกแห่งและในทุกระดับนับแต่ระดับผู้บริหารลงมาจนถึงระดับภารโรง การปฏิบัติงานเอกสารจะมีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น ถ้าเรามองสำนักงานจากแง่ หน้าที่งาน (Function) หรือ กิจกรรม ยิ่งกว่าจากแง่ สถานที่ ในฐานะที่เป็นหน้าที่งานหรือกิจกรรมอย่างหนึ่ง สำนักงานจะสามารถจัดวางรูปประสาน วางมาตรฐานและดูแลการปฏิบัติงานเอกสารได้ในสถานที่ต่างๆ

สำนักงานอัตโนมัติ 

หมายถึง การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ภายในสำนักงาน เพื่อให้ดำเนินการไปโดยอัตโนมัติ หลีกเลี่ยงการปฏิบัติด้วยมือให้มากที่สุด เป็นต้นว่า การทำจดหมายเวียน (ข้อความในจดหมายเหมือน ๆ กัน แต่ส่งถึงชื่อคนหลายคน) ในกรณีนี้

องค์ประกอบของสำนักงานสมัยใหม่

สาระสำคัญ

องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ หรือสำนักงานสมัยใหม่ สำนักงานอัตโนมัติก็คือสำนักงานประเภทหนึ่ง สิ่งที่ทำให้มีความแตกต่างจากสำนักงานทั่วไปคือการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาเชื่อมต่อการปฏิบัติงานกับสารสนเทศของพนักงานและผู้บริหารดังนั้นองค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติจึงไม่ได้แตกต่างไปจากสำนักงานธรรมดาซึ่งประกอบด้วย บุคลากร กระบวนการปฏิบัติงาน เอกสารข้อมูล สารสนเทศ เทคโนโลยี การบริหารจัดการ
ถ้าจะพิจารณาองค์ประกอบของสำนักงานแล้ว สามารถพิจารณาออกได้เป็น 2 ประเภทคือ สิ่งแวดล้อมภายนอกสำนักงาน และสิ่งแวดล้อมภายในสำนักงาน ฉะนั้นผู้บริหารสำนักงานอัตโนมัติจะต้องเห็นความสำคัญของสิ่งแวดล้อมทั้ง 2 ประเภทนี้ โดยต้องปรับปรุงแก้ไขให้เป็นไปตามความต้องการของผู้ปฏิบัติงานในสำนักงานนั้น ๆ ดังนี้

รูปแบบสำนักงานสมัยใหม่

ลักษณะสำคัญของสำนักงานสมัยใหม่สำนักงานสมัยใหม่มีลักษณะสำคัญดังนี้

1.1 ผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้องล้วนใช้คอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อกันเป็นระบบเครือข่ายขนาดเล็ก หรือระบบเครือ ข่ายแลน
1.2 มีการวางแผนระบบแฟ้มข้อมูลอัตโนมัติเพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลและเอกสารเอย่างรวดเร็ว
1.3 ผู้บริหารสนับสนุนการใช้ระบบสำนักงานสมัยใหม่และลงมือทำเอง
1.4 ซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ใช้ง่ายและเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร
1.5 อุปกรณ์ต่าง ๆ เป็นมาตรฐานและทำงานร่วมกันได้
1.6 ระบบงานประยุกต์ต่าง ๆ ได้รับการติดตั้งหรือพัฒนาขึ้นให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้

บทบาทและหน้าที่ของบุคลากรในสำนักงานใหม่
บุคลากรในสำนักงานสมัยใหม่ จะแบ่งออกเป็นหลาย ๆ กลุ่ม ดังนี้
2.1 ผู้บริหารระดับสูง เกิดความสนใจและสั่งให้ผู้เกี่ยวข้อง ดำเนินการจัดหา หรือพัฒนาระบบสำนักงานสมัยใหม่ขึ้นใน กรณีเช่นนี้ผู้บริหารระดับสูงอาจได้มีโอกาสเห็นการปฏิบัติงานในสำนักงานสมัยใหม่ของหน่วยงานอื่น ๆ หรือได้ทราบรายละเอียดของจ้อมูลเกี่ยวดับสำนักงานสมัยใหม่มาจากผู้อื่น 

2.2 ผู้บริหารระดับกลางและผู้ปฏิบัติระดับต่าง ๆ อาจเป็นผู้เสนอให้มีการจัดทำสำนักงานสมัยใหม่ขึ้นอาจจะเป็นเพราะว่าหน่วยงานของตนสมควรปรับเปลี่ยนเทคโนโลยีสำนักงานสมัยใหม่มากขึ้น หรือเพราะได้รับการแนะนำจากผู้ขาสินค้าทางด้านสำนักงานสมัยใหม่ก็ได้ เมื่อผู้บริหารหรือผู้ปฏิบัติงานเหล่านี้เกิดความคิดขึ้นมาแล้วก็อาจนำเรื่องนี้เสนอต่อผู้บริหารระดับสูงหรือนำเข้าไปบรรจุไว้ในแผนการดำเนินงานด้านคอมพิวเตอร์ของหน่วยงานก็ได้
2.3 นักคอมพิวเตอร์และรักเทคโนโลยีอื่น ๆ ในบางกรณีผู้เสนอ แนะให้หน่วยงานพัฒนาระบบสำนักงานเทคโนโลยีใหม่ขึ้น ก็อาจจะเป็นนักเทคโนโลยีของหน่วยงานตนเองเพราะนัก เทคโนโลยีเหล่านี้มักจะได้ทีโอกาสใกล้ชิดและเห็นความก้าวหน้าของด้านเทคโนโลยีค่อนข้างมาก เมื่อเห็นแล้วก็ อาจจะอดไม่ได้ที่จะต้องคิดต้องการเปลี่ยนให้หน่วยงายของตนเองมีเทคโนโลยีที่ก้าวหน้ามากขึ้น เมื่อมีการเสนอให้พัฒนาระบบสำนักงานสมัยใหม่ในหน่วยงานขึ้นแล้ว จะมีกานดำเนินการต่อไป แต้จะต้องเป็นการดำเนินการแบบใดนั้นขึ้นอยู่กับลักษณะของหน่วยงาน หากหน่วยงานนั้นมี ศูนย์คอมพิวเตอร์อยู่แล้วก็จะมีแนวโน้มว่าศูนย์คอมพิวเตอร์จะได้รับมอบหมาย ให้เป็นผู้ดำเนินการพัฒนาระบบสำนักงานสมัยใหม่ดีขึ้นแต่ถ้าหารหน่วยงานนั้นไม่มีศูนย์คอมพิวเตอร์อาจเป็นไปได้ที่มีการมอบหมายให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับงานสำนักงานอัตโนมัติมากที่สุดไปคิดดำเนินการ เช่น อาจจะให้หน่วยงานที่ทำหน้าที่ด้านการสื่อสารโทรคมนาคมไปวางแผนดำเนินการหรืออาจะมอบหมายให้แผนกสารบรรณเป็นผู้ดำเนินการ หรือมิฉะนั้นอาจจะเป็นใคร


ก็ได้สุดแท้แต่ผู้บริหารระดับสูงจะเห็นเหมาะสม