บทที่ 3 เทคโนโลยีสำนักงาน

เทคโนโลยีสำนักงาน  หมายถึง

เทคโนโลยีสำนักงาน (Office Technology ) คือ เทคโนโลยีสองด้านหลัก ๆ ที่ประกอบด้วยเทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์ และ เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคมที่ผนวกเข้าด้วยกัน เพื่อใช้ในการบริหารงานสำนักงาน ช่วยให้เกิดความรวดเร็ว ความสะดวกสบาย ความคล่องตัว ตอบสนองผู้ใช้ได้ดี ความแม่นยำในการใช้ข้อมูลข่าวสาร และนำมาซึ่งการตัดสินใจที่ดีและถูกต้อง ประสิทธิภาพ และความประหยัด

 เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับสำนักงานนั้น ประกอบด้วยเทคโนโลยี 3 ประเภทดังนี้

1) เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ในปัจจุบันเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่นำมาใช้กับงานสำนักงาน

2) เทคโนโลยีสำนักงาน เทคโนโลยีสำนักงาน หมายถึง อุปกรณ์ต่าง ๆ ที่สามารถช่วยให้งานสำนักงานสะดวกขึ้น เช่น เครื่องบันทึกเงินสด เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องทำสำเนาระบบดิจิตอล เครื่องโทรสาร เครื่องฉายภาพ เป็นต้น 

3) เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสาร ในปัจจุบันการสื่อสารมีหลายรูปแบบ เช่น โทรศัพท์ โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม เป็นต้น ในปัจจุบันเทคโนโลยีการสื่อสารที่ประหยัดและนิยมใช้กันมาก

เครื่องใช้สำนักงานต่างๆ ที่ควรรู้จัก

  

เครื่องถ่ายเอกสาร

  เครื่องถ่ายเอกสาร หมายถึงเครื่องจักรที่ใช้สำหรับถ่ายภาพหรือข้อความจากเอกสารลงบนกระดาษเพื่อจัดทำเป็นสำเนาโดยมีภาพและ ข้อความที่เหมือนกับต้นฉบับทุกประการ
     เครื่องถ่ายเอกสารมีหลายชนิดด้วยกัน หน่วยธุรกิจหรือสำนักงานแต่ละแห่งจะต้องเลือกใช้ให้เหมาสมกับงาน เราแบ่งเครื่องถ่ายเอกสารออกเป็น 3 ประเภท คือ
      1. เครื่องถ่ายเอกสารธรรมดา
     เครื่องถ่ายเอกสารแบบธรรมดาเป็นเครื่องถ่ายเอกสาร

ในระยะเริ่มแรกที่มีระบบการทำงานแบบปกติ 

ไม่มีขีดความสามารถพิเศษ
      2. เครื่องถ่ายเอกสารแบบย่อขยาย
     เครื่องถ่ายเอกสารแบบย่อขยายเป็นเครื่องถ่ายเอกสารที่ถูกพัฒนาขึ้นให้มีขีดความสามารถในการ
ย่อขนาดเอกสารให้เล็กลงและขยายขนาดเอกสารให้มีขนาดใหญ่ขึ้นได้บนขนาดกระดาษปกติ
จัดว่าเป็นขีดความสามารถพิเศษที่นอกเหนือไปจากการถ่ายเอกสารแบบธรรมดา
     3. เครื่องถ่ายเอกสารระบบดิจิตอล
     เครื่องถ่ายเอกสารระบบดิจิตอล เป็นเครื่องถ่ายเอกสารที่ได้รับการพัฒนาด้วยเทคโนโลยีที่ก้าวหน้าและทันยุคทันสมัย ให้มีขีดความสามารถพิเศษนอกเหนือไปจากการถ่ายเอกสาปกติ สามารถทำสำเนาได้จำนวนมากในเวลาอันรวดเร็ว

  เครื่องคอมพิวเตอร์

คอมพิวเตอร์ คือ อุปกรณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ (electrinic device) ที่มนุษย์ใช้เป็นเครื่องมือช่วยในการจัดการกับข้อมูลที่อาจเป็นได้ ทั้งตัวเลข ตัวอักษร หรือสัญลักษณ์ที่ใช้แทนความหมายในสิ่งต่าง ๆ โดยคุณสมบัติที่สำคัญของคอมพิวเตอร์คือการที่สามารถกำหนดชุดคำสั่งล่วงหน้าหรือโปรแกรมได้ (programmable) นั่นคือคอมพิวเตอร์สามารถทำงานได้หลากหลายรูปแบบ

คุณสมบัติของคอมพิวเตอร์
ปัจจุบันนี้คนส่วนใหญ่นิยมนำคอมพิวเตอร์มาใช้งานต่าง ๆ มากมาย ซึ่งผู้ใช้ส่วนใหญ่มักจะคิดว่าคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือที่สามารถทำงานได้สารพัด แต่ผู้ที่มีความรู้ทางคอมพิวเตอร์จะทราบว่า งานที่เหมาะกับการนำคอมพิวเตอร์มาใช้อย่างยิ่งคือการสร้าง สารสนเทศ ซึ่งสารสนเทศเหล่านั้นสามารถนำมาพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ ส่งผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ หรือจัดเก็บไว้ใช้ในอนาคตได้

  เครื่องพิมพ์

เครื่องพิมพ์ คือ อุปกรณ์แสดงผลลัพธ์ที่ใช้สำหรับพิมพ์ข้อมูลที่เป็นเอกสาร ข้อความ และรูปภาพ ที่อยู่บนจอภาพให้ไปปรากฏบนกระดาษ เพื่อสามารถนำไปใช้ในงานอื่นๆ ได้ เครื่องพิมพ์ใช้แสดงผลงานลงบนกระดาษได้ทั้งตัวอักษร และรูปภาพ

เครื่องพลอตเตอร์ (Plotter)

ใช้วาดหรือเขียนภาพสำหรับงานที่ต้องการความละเอียดสูง ๆ เนื่องจากพลอตเตอร์จะใช้ปากกาในการวาดเส้นสายต่าง ๆ ทำให้ได้เส้นที่ต่อเนื่องกันตลอด ในขณะที่เครื่องพิมพ์ทั่วไปจะใช้วิธีพิมพ์จุดเล็ก ๆ ประกอบขึ้นเป็นเส้น ทำให้ได้เส้นที่ไม่ต่อเนื่องกันสนิท พลอตเตอร์นิยมใช้กับงานออกแบบทางสถาปัตยกรรมและวิศวกรรมที่ต้องการความสวย งามและความละเอียดสูง มีให้เลือกหลากหลายชนิดโดยจะแตกต่างกันในด้านความเร็ว ขนาดกระดาษ และจำนวนปากกาที่ใช้เขียนในแต่ละครั้ง มีราคาแพงกว่าเครื่องพิมพ์ธรรมดามาก

เครื่องสแกนเนอร์
โดยสแกนเนอร์จะแปลงข้อมูลเหล่านี้ให้อยู่ในรูปแบบข้อมูลดิจิทัลที่คอมพิวเตอร์รู้จักและสามารถประมวลผลข้อมูลให้แสดงเป็นภาพบนจอภาพ ภาพที่ได้จากการสแกนนี้สามารถนำมาจัดเก็บ ตกแต่งหรือแก้ไข เช่น ขยายหรือย่อขนาดภาพ เก็บไว้ในเครื่อง ก่อนนำมาใช้งานต่อไปได้

เครื่องสำรองไฟ Chuphotic Moon Plus

สำรองไฟ ป้องกันไฟดับ ไฟตกและไฟเกินมีช่องสายโทรศัพท์ ADSL Router สำหรับป้องกันอุปกรณ์จากแรงดันไฟฟ้าสูงชั่วขณะ  Microprocessor Line interactive UPS with Stabilizer LCD Display

โทรศัพท์ Telephone

คือ ระบบโทรคมนาคมซึ่งใช้อุปกรณ์ทางไฟฟ้า เป็นเครื่องมือสื่อสารให้ติดต่อพูดถึงกันได้ในระยะไกลโดยใช้สายตัวนำโยงติดต่อถึงกัน และอาศัยอำนาจแม่เหล็กไฟฟ้าเป็นหลักสำคัญ

เครื่องโทรสาร

ปัจจุบันเครื่องโทรสารได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรบการสื่อสารสำหรับการส่งเอกสารจากสถานที่หนึ่งไปยังอีกสถานที่หนึ่งผ่านระบบโทรศัพท์ นอกจากนั้นโทรสารมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการส่งภาพลักษณ์ของเอกสารต้นฉบับไปให้ผู้รับ เช่น เมื่อหน่วยงานจัดทำใบสั่งซื้อสินค้าเสร็จแล้วก็อาจจะส่งใบสั่งซื้อนั้นผ่านโทรสารไปยังบริษัทผู้จำหน่ายได้ทันที พร้อมกันนั้นบริษัทก็จะได้เห็นรายละเอียดตลอดจนภาพตราลักษณ์ของหน่วยงานและภาพลักษณ์ของลายเซ็นของผู้บริหารที่มีอำนาจในการลงนามเอกสารได้ ทำให้เกิดความมั่นใจว่าเป็นเอกสารการสั่งซื้อที่แท้จริง

เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า

เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้าพัฒนามาจากเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา พิมพ์ได้ทั้งภาษาได้ทั้งและภาษาอังกฤษในเครื่องเดี่ยวกันได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ประสิทธิภาพในการทำงานสูง เนื่องจากควบคุมด้วยระบบไมโครโพรเซสเซอร์ทำงานอัตโนมัติ ตั้งแต่การแทรกข้อความ การพิมพ์การกำหนดคอลัมน์ พิมพ์ถึงกลางวางศูนย์ จัดหลักเลขอัตโนมัติ ตั้งระยะความเร็วในการพิมพ์ ฯลฯ และสามารถจัดเก็บข้อมูลในหน่วยความจำภายในเครื่อง หรือจะเชื่อมต่อกับไมโครคอมพิวเตอร์ได้อีกด้วย โดยเครื่องพิมพ์ดีดจะทำหน้าที่เป็นทั้งคีย์บอร์ดและปริ้นเตอร์ในตัวเองขณะเดียวกันก็สามารถออนไลน์ไปอีกแห่งได้ ดังนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องศึกษาและเรียนรู้ถึงระบบและวิธีการใช้เครื่องพิมพ์ดีด เพื่อ สามารถใช้งานได้ถูกต้องและรวดเร็ว

เครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ (Overhead Projector)

เครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ (Overhead Projector)หรือ เครื่องฉายภาพโปร่งใส บางที่ก็เรียกทับศัพท์ว่า เครื่องฉายโอเวอร์เฮด หรือโอเวอร์เฮดโปรเจคเตอร์ เป็นที่นิยมกันอย่างแพร่หลายในวงการศึกษา การฝึกอบรม การประชุมเป็นกลุ่มและกิจกรรมอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับกระบวนการสื่อความหมาย เครื่องฉายภาพโปร่งใส เป็นสิ่งที่ถูกนำมาใช้แทนกระดานดำ เพื่อช่วยให้การเรียนการสอนเป็นไปอย่างรวดเร็ว เพราะครูมักเตรียมภาพหรือข้อความที่จะบรรยายมาพร้อมแล้ว ข้อความใดที่ผ่านไป ก็สามารถกลับมาดูได้อีกได้โดยไม่ต้องเขียนใหม่ เครื่องฉายภาพโปร่งใส ใช้สะดวกมากในห้องเรียนปกติ ไม่ต้องใช้ห้องมืดเหมือนกับฉายสไลด์ หรือ ภาพยนตร์

กระดาษถ่ายเอกสาร (Xerographic Paper)

กระดาษที่ใช้ถ่ายเอกสารและสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ เพื่อทำสำหนาด้วยเครื่องถ่ายเอกสาร

เครื่องบันทึกเวลา

ระบบบันทึกและคำนวณเวลาทำงานพนักงาน เป็นระบบอัตโนมัติสำหรับการบันทึกเวลาการทำงานด้วยอุปกรณ์อิเลคโทรนิคส์ แล้วนำมาคำนวณเวลาการทำงานด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ทดแทนระบบการใช้เครื่องตอกบัตร หรือจดบันทึกเวลาแบบเก่า ลดการสูญเสียทั้งเวลา บุคลากร และความผิดพลาดอันเนื่องจากการคำนวณของบุคคล นอกจากนั้นยังสามารถส่งต่อข้อมูลที่ประมวลผลเวลางานแล้วไปเข้าระบบคำนวณเงินเดือนได้อย่างสะดวกรวดเร็ว เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับฝ่ายบุคคลและฝ่ายบัญชี นั่นหมายถึงว่าเครื่องบันทึกเวลาที่ทำงานด้วยอุปกรณ์อิเลคโทรนิคจะช่วยลดเวลา และกำลังงานของฝ่ายบุคคลลงได้มาก หากระบบเดิมเคยใช้การตอกบัตร หรือให้พนักงานจดเวลาเข้าออกเอง

เครื่องผนึกซองจดหมาย (Envelope Sealing Machine)

เครื่องทุ่นแรงชนิดนี้เป็นเครื่องอัตโนมัติที่ประดิษฐ์ขึ้นเพื่อจะทำให้การที่ซองนั้นมีความชื้นแล้ผนึกซองได้ด้วย การใช้เครื่องนี้โดยนำเอาซองที่ได้บรรจุเอกสารไว้เพื่อผนึกบรรจุวางในที่ที่จะป้อนเข้าเครื่อง การวางซองต้องวางซ้อนราบ ๆ เพื่อให้เครื่องที่ให้กาวที่ซองชื้นก่อน แล้วเครื่องจะผนึกเสร็จเรียบร้อยได้โดยอัตโนมัติ เป็นการประหยัดเวลาได้เป็นอย่างมากเช่นเดียวกับเครื่องพิมพ์ดวงตราไปรษณีย์