ระบบสารสนเทศ
หมายถึง ระบบที่มีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยในการรวบรวม จัดเก็บ หรือจัดการกับข้อมูลข่าวสารเพื่อให้ข้อมุลนั้นกลายเป็นสารสนเทศที่ดี สามารถนำไปใช้ในการประกอบการตัดสินใจได้ในเวลาอันรวดเร็วและถูกต้อง
การจัดการข้อมูลในสำนักงาน
การจัดการข้อมูลจำเป็นต้องมีเครื่องมือและเทคนิคเข้ามาช่วยดำเนินการในแต่ละกิจกรรม เช่นการเก็บรวบรวมข้อมูลอาจจะใช้เครื่องมือในการเก็บรวบรวมที่เป็นอัตโนมัติเพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ปฏิบัติงานในการจดบันทึกเช่นเครื่องอ่านรหัสแท่งที่ใช้ตามห้างสรรพสินค้าเพื่อผ่านรหัสสินค้าและราคาสินค้าหรือการใช้ระบบแฟ้มข้อมูลหรือระบบฐานข้อมูลมาช่วยในการจัดเก็บข้อมูล รวมถึงการมีระบบจัดการเพื่อนำข้อมูลออกมาใช้
การจัดเก็บเอกสาร
กระบวนการจัดระบบจำแนกและเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบสะดวกในกานำมาใช้เมื่อต้องการซึ่งถือว่าเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการบริหารงานเอกสาร(Records management) เท่านั้นรูปแบบเอกสาร
คือ รูปแบบแฟ้มลักษณะหนึ่ง ที่พัฒนาโดยบริษัทอะโดบีซิสเต็มส์ สำหรับแสดงเอกสารที่สามารถใช้งานได้ในทุกระบบปฏิบัติการ และยังคงลักษณะเอกสารเหมือนต้นฉบับ เอกสารในรูปแบบนี้สามารถจัดเก็บ ตัวอักษร รูปภาพ รูปลายเส้น ในลักษณะเป็นหน้าหนังสือ ตั้งแต่ หนึ่งหน้า หรือหลายพันหน้าได้ในแฟ้มเดียวกัน รูปแบบเป็นมาตรฐานที่เปิดให้คนอื่นสามารถเขียนโปรแกรมมาทำงานร่วมกันได้
หนังสือราชการหนังสือราชการ มี 6 ชนิด คือ
หนังสือราชการ
หนังสือราชการหนังสือราชการ มี 6 ชนิด คือ
1. หนังสือภายนอก
2. หนังสือภายใน
3. หนังสือประทับตรา
4. หนังสือสั่งการ ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์ ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ หนังสือรับรอง รายงาน
2. หนังสือภายใน
3. หนังสือประทับตรา
4. หนังสือสั่งการ ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์ ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ หนังสือรับรอง รายงาน
การประชุม บันทึกและหนังสืออื่น
การร่างหนังสือ จะต้องศึกษาแบบฟอร์ม หรือรูปแบบของหนังสือให้ถูกต้อง ดังนี้
1. หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑมีรูปแบบ ดังต่อไปนี้
1.1 ที่ อยู่หัวกระดาษด้านซ้าย ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง เช่น
สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษานครพนม เขต 1 เลขที่หนังสือ คือ ศธ 04060
1.2 ส่วนราชการ หรือ ที่อยู่เจ้าของเรื่อง อยู่หัวกระดาษด้านขวา
1.3 วัน เดือน ปี ไม่ต้องมีคำว่า “วันที่” นำหน้า
1.4 เรื่อง มีเฉพาะหนังสือภายนอกและหนังสือภายในเท่านั้น หนังสือประทับตราไม่มีจะต้องสั้น กระชับ ชัดเจน ได้ใจความ และไม่ควรเกิน 2 บรรทัด
* กรณีที่มีหนังสือ เป็นการ “ขออนุมัติ” “ขอความอนุเคราะห์” “ขออนุญาต” เช่น ขออนุมัติเลื่อนขั้นเงินเดือนข้าราชการเป็นกรณีพิเศษ ขอความอนุเคราะห์ช่วยเหลือลูกจ้างประสบภัย ขออนุญาตใช้ห้องประชุมขอเชิญเปิดการฝึกอบรมและบรรยาย
* ถ้าจะตอบหนังสือโดยใช้เรื่องเดิมให้เติมคำว่า “การ” เช่น การขออนุมัติเลื่อนขั้นเงินเดือนข้าราชการเป็นกรณีพิเศษ การขอความอนุเคราะห์ช่วยเหลือลูกจ้างประสบภัย การขออนุญาตใช้ห้องประชุม แต่ถ้าเป็นกรณีปฏิเสธ ไม่ควรใช้คำว่า “ไม่อนุมัติ” “ไม่อนุเคราะห์” “ไม่อนุญาต” ควรจะใช้คำว่า “การ” นำหน้า
1.5 คำขึ้นต้น จะต้องศึกษาชื่อ ตำแหน่ง ชื่อหน่วยงานให้ถูกต้อง
1.5.1 หนังสือถึงบุคคลธรรมดา ใช้คำว่า “เรียน”
1.5.2 หนังสือถึงพระภิกษุ
- สมเด็จพระสังฆราชเจ้า ใช้คำว่า “ขอประทานกราบทูล...
- สมเด็จพระสังฆราช ใช้คำว่า “กราบทูล”
- สมเด็จพระราชาคณะ, รองสมเด็จ, พระราชาคณะและพระภิกษุทั่วไปใช้คำว่า “นมัสการ”
1.5.3 หนังสือถึงผู้ดำรงตำแหน่งสูงพิเศษ ใช้คำว่า “กราบเรียน” เช่น ประธานองคมนตรี, นายกรัฐมนตรี, ประธานวุฒิสภา, ประธานสภาผู้แทนราษฎร, รัฐบุรุษ เป็นต้น
1.6 อ้างถึง ใช้ใน 2 กรณี ดังนี้
1.6.1 กรณีตอบกลับจะต้องอ้างถึงหนังสือที่หน่วยงานนั้นส่งมา ในกรณีที่เป็นเรื่องที่ สืบต่อกันมาหลายครั้ง ให้อ้างถึงฉบับล่าสุด
1.6.2 กรณีติดตามเรื่องที่เราส่งไป
1.7 สิ่งที่ส่งมาด้วย ควรจะแยกเป็น ลำดับ 1,2,3...
1.8 ข้อความ (ย่อหน้า 10 เคาะตัวอักษร) มีความถูกต้อง ถูกแบบ ถูกเนื้อหา และถูกความนิยม รัดกุม ไม่มีช่องโหว่ให้โต้แย้ง ไม่เยิ่นเย่อ หรือใช้ถ้อยคำฟุ่มเฟือยสามารถให้ผู้รับเข้าใจว่า ผู้มีหนังสือไปต้องการอะไร จะให้ปฏิบัติอย่างไร และโน้มน้าวให้ผู้รับหนังสือปฏิบัติตามนั้น ไม่กระทบถึงความสัมพันธ์อันดี เขียนให้ตรงลักษณะและจุดมุ่งหมาย
• ถ้าเขียนถึงผู้ดำรงตำแหน่งที่ใช้คำขึ้นต้นว่า “เรียน” ก็เขียนจุดประสงค์ว่า “จึงเรียน” ถ้าใช้คำขึ้นต้น “กราบเรียน” ก็ต้องเขียนจุดประสงค์ว่า “จึงกราบเรียน”
• ถ้าลักษณะ จุดประสงค์ที่มีหนังสือไปเป็น “คำขอ” ควรเพิ่มคำว่า “โปรด และต่อท้ายด้วย “คำขอบคุณ” ทั่วไปมักจะใช้คำว่า “จะขอขอบคุณมาก” แต่ถ้าถึงผู้ใหญ่อาจใช้คำว่า “จะเป็นพระคุณยิ่ง” เช่น “จึงกราบเรียนมาเพื่อขอได้โปรดพิจารณาอนุญาตด้วย จะเป็นพระคุณยิ่ง”
• ถ้าจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป มีลักษณะไม่ใช่ “คำขอ” ไม่ต้อต่อท้ายด้วย “คำขอบคุณ” เว้น มีความหมายเป็นคำขออยู่ด้วย จึงต่อท้ายด้วย “คำขอบคุณ” เช่น จึงเรียนมาเพื่อทราบ และถือเป็นหลักปฏิบัติต่อไป
• หนังสือถึงผู้มีฐานะเป็นผู้ใหญ่กว่า ควรเพิ่มคำว่า “โปรด” ด้วยไม่ว่าจุดประสงค์ที่มีหนังสือไปลักษณะใด เช่น จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ
• หนังสือถึงผู้มีฐานะเท่ากัน หรือตำกว่า ถ้าจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป ไม่ใช่ลักษณะ “คำขอ” ไม่จำเป็นต้องเพิ่มคำว่า “โปรด” เช่น จึงเรียนมาเพื่อทราบ
• หนังสือถึงผู้ใต้บังคับบัญชา ที่ไม่ใช่ข้าราชการชั้นผู้ใหญ่ แม้จะเป็น “คำขอ” จะไม่เพิ่มคำว่า “โปรด” ก็ได้ โดยถือลักษณะ “คำสั่ง” เช่น จึงเรียนมาเพื่อดำเนินการต่อไป”
1.9 คำลงท้าย จะอยู่ประมาณปลายเท้าครุฑด้านขวา
1.10 ลงชื่อ การประทับตรายางชื่อและตำแหน่งจะต้องถูกต้อง “การรักษาการแทน” ใช้ในกรณี
ที่ผู้บังคับบัญชาอยู่หรือไม่อยู่ก็ได้ แต่มอบหมายอำนาจหน้าที่ให้
1.11 ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ใส่ชื่อหน่วยงานที่ออกหนังสือ
1.12 โทรศัพท์/โทรสาร ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์และโทรสารของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
แต่ปัจจุบันนิยมใส่ชื่อเว็บไซด์ของหน่วยงานด้วย
2. หนังสือภายใน เป็นหนังสือติดต่อกระทรวง ทบวง กรม หรือหน่วยงานเดียวกัน ใช้กระดาษ
บันทึกข้อความ จะไม่มีสิ่งที่ส่งมาด้วยและขอแสดงความนับถือ
3. หนังสือประทับตรา ใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือแทนการลงชื่อในกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ
เช่น การขอรายละเอียดเพิ่มเติม, การเตือนเรื่องที่ค้าง, การแจ้งผลงานที่ได้
ดำเนินการไปแล้วให้ทราบ ประทับตรากลม สีแดง
4. หนังสือสั่งการ
4.1 คำสั่ง ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ
4.2 ระเบียบ เป็นหนังสือเพื่อถือหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ ใช้กระดาษตราครุฑ
4.3 ข้อบังคับ คือ ข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมาย ให้กระทำได้ ใช้กระดาษตราครุฑ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์
5.1 ประกาศ หนังสือที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ
5.2 แถลงการณ์ ข้อความที่แถลงเพื่อทำความเข้าใจหรือเหตุการณ์ให้ทราบ ชัดเจนโดยทั่วกัน ใช้กระดาษตราครุฑ
5.3 ข่าว ข้อความที่เห็นควรเผยแพร่ให้ทราบ
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
6.1 หนังสือรับรอง ใช้กระดาษตราครุฑ
6.2 รายงานการประชุม มีรายละเอียดดังนี้
1. หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑมีรูปแบบ ดังต่อไปนี้
1.1 ที่ อยู่หัวกระดาษด้านซ้าย ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง เช่น
สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาประถมศึกษานครพนม เขต 1 เลขที่หนังสือ คือ ศธ 04060
1.2 ส่วนราชการ หรือ ที่อยู่เจ้าของเรื่อง อยู่หัวกระดาษด้านขวา
1.3 วัน เดือน ปี ไม่ต้องมีคำว่า “วันที่” นำหน้า
1.4 เรื่อง มีเฉพาะหนังสือภายนอกและหนังสือภายในเท่านั้น หนังสือประทับตราไม่มีจะต้องสั้น กระชับ ชัดเจน ได้ใจความ และไม่ควรเกิน 2 บรรทัด
* กรณีที่มีหนังสือ เป็นการ “ขออนุมัติ” “ขอความอนุเคราะห์” “ขออนุญาต” เช่น ขออนุมัติเลื่อนขั้นเงินเดือนข้าราชการเป็นกรณีพิเศษ ขอความอนุเคราะห์ช่วยเหลือลูกจ้างประสบภัย ขออนุญาตใช้ห้องประชุมขอเชิญเปิดการฝึกอบรมและบรรยาย
* ถ้าจะตอบหนังสือโดยใช้เรื่องเดิมให้เติมคำว่า “การ” เช่น การขออนุมัติเลื่อนขั้นเงินเดือนข้าราชการเป็นกรณีพิเศษ การขอความอนุเคราะห์ช่วยเหลือลูกจ้างประสบภัย การขออนุญาตใช้ห้องประชุม แต่ถ้าเป็นกรณีปฏิเสธ ไม่ควรใช้คำว่า “ไม่อนุมัติ” “ไม่อนุเคราะห์” “ไม่อนุญาต” ควรจะใช้คำว่า “การ” นำหน้า
1.5 คำขึ้นต้น จะต้องศึกษาชื่อ ตำแหน่ง ชื่อหน่วยงานให้ถูกต้อง
1.5.1 หนังสือถึงบุคคลธรรมดา ใช้คำว่า “เรียน”
1.5.2 หนังสือถึงพระภิกษุ
- สมเด็จพระสังฆราชเจ้า ใช้คำว่า “ขอประทานกราบทูล...
- สมเด็จพระสังฆราช ใช้คำว่า “กราบทูล”
- สมเด็จพระราชาคณะ, รองสมเด็จ, พระราชาคณะและพระภิกษุทั่วไปใช้คำว่า “นมัสการ”
1.5.3 หนังสือถึงผู้ดำรงตำแหน่งสูงพิเศษ ใช้คำว่า “กราบเรียน” เช่น ประธานองคมนตรี, นายกรัฐมนตรี, ประธานวุฒิสภา, ประธานสภาผู้แทนราษฎร, รัฐบุรุษ เป็นต้น
1.6 อ้างถึง ใช้ใน 2 กรณี ดังนี้
1.6.1 กรณีตอบกลับจะต้องอ้างถึงหนังสือที่หน่วยงานนั้นส่งมา ในกรณีที่เป็นเรื่องที่ สืบต่อกันมาหลายครั้ง ให้อ้างถึงฉบับล่าสุด
1.6.2 กรณีติดตามเรื่องที่เราส่งไป
1.7 สิ่งที่ส่งมาด้วย ควรจะแยกเป็น ลำดับ 1,2,3...
1.8 ข้อความ (ย่อหน้า 10 เคาะตัวอักษร) มีความถูกต้อง ถูกแบบ ถูกเนื้อหา และถูกความนิยม รัดกุม ไม่มีช่องโหว่ให้โต้แย้ง ไม่เยิ่นเย่อ หรือใช้ถ้อยคำฟุ่มเฟือยสามารถให้ผู้รับเข้าใจว่า ผู้มีหนังสือไปต้องการอะไร จะให้ปฏิบัติอย่างไร และโน้มน้าวให้ผู้รับหนังสือปฏิบัติตามนั้น ไม่กระทบถึงความสัมพันธ์อันดี เขียนให้ตรงลักษณะและจุดมุ่งหมาย
• ถ้าเขียนถึงผู้ดำรงตำแหน่งที่ใช้คำขึ้นต้นว่า “เรียน” ก็เขียนจุดประสงค์ว่า “จึงเรียน” ถ้าใช้คำขึ้นต้น “กราบเรียน” ก็ต้องเขียนจุดประสงค์ว่า “จึงกราบเรียน”
• ถ้าลักษณะ จุดประสงค์ที่มีหนังสือไปเป็น “คำขอ” ควรเพิ่มคำว่า “โปรด และต่อท้ายด้วย “คำขอบคุณ” ทั่วไปมักจะใช้คำว่า “จะขอขอบคุณมาก” แต่ถ้าถึงผู้ใหญ่อาจใช้คำว่า “จะเป็นพระคุณยิ่ง” เช่น “จึงกราบเรียนมาเพื่อขอได้โปรดพิจารณาอนุญาตด้วย จะเป็นพระคุณยิ่ง”
• ถ้าจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป มีลักษณะไม่ใช่ “คำขอ” ไม่ต้อต่อท้ายด้วย “คำขอบคุณ” เว้น มีความหมายเป็นคำขออยู่ด้วย จึงต่อท้ายด้วย “คำขอบคุณ” เช่น จึงเรียนมาเพื่อทราบ และถือเป็นหลักปฏิบัติต่อไป
• หนังสือถึงผู้มีฐานะเป็นผู้ใหญ่กว่า ควรเพิ่มคำว่า “โปรด” ด้วยไม่ว่าจุดประสงค์ที่มีหนังสือไปลักษณะใด เช่น จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ
• หนังสือถึงผู้มีฐานะเท่ากัน หรือตำกว่า ถ้าจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป ไม่ใช่ลักษณะ “คำขอ” ไม่จำเป็นต้องเพิ่มคำว่า “โปรด” เช่น จึงเรียนมาเพื่อทราบ
• หนังสือถึงผู้ใต้บังคับบัญชา ที่ไม่ใช่ข้าราชการชั้นผู้ใหญ่ แม้จะเป็น “คำขอ” จะไม่เพิ่มคำว่า “โปรด” ก็ได้ โดยถือลักษณะ “คำสั่ง” เช่น จึงเรียนมาเพื่อดำเนินการต่อไป”
1.9 คำลงท้าย จะอยู่ประมาณปลายเท้าครุฑด้านขวา
1.10 ลงชื่อ การประทับตรายางชื่อและตำแหน่งจะต้องถูกต้อง “การรักษาการแทน” ใช้ในกรณี
ที่ผู้บังคับบัญชาอยู่หรือไม่อยู่ก็ได้ แต่มอบหมายอำนาจหน้าที่ให้
1.11 ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ใส่ชื่อหน่วยงานที่ออกหนังสือ
1.12 โทรศัพท์/โทรสาร ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์และโทรสารของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
แต่ปัจจุบันนิยมใส่ชื่อเว็บไซด์ของหน่วยงานด้วย
2. หนังสือภายใน เป็นหนังสือติดต่อกระทรวง ทบวง กรม หรือหน่วยงานเดียวกัน ใช้กระดาษ
บันทึกข้อความ จะไม่มีสิ่งที่ส่งมาด้วยและขอแสดงความนับถือ
3. หนังสือประทับตรา ใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือแทนการลงชื่อในกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ
เช่น การขอรายละเอียดเพิ่มเติม, การเตือนเรื่องที่ค้าง, การแจ้งผลงานที่ได้
ดำเนินการไปแล้วให้ทราบ ประทับตรากลม สีแดง
4. หนังสือสั่งการ
4.1 คำสั่ง ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ
4.2 ระเบียบ เป็นหนังสือเพื่อถือหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ ใช้กระดาษตราครุฑ
4.3 ข้อบังคับ คือ ข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฎหมาย ให้กระทำได้ ใช้กระดาษตราครุฑ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์
5.1 ประกาศ หนังสือที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏิบัติ
5.2 แถลงการณ์ ข้อความที่แถลงเพื่อทำความเข้าใจหรือเหตุการณ์ให้ทราบ ชัดเจนโดยทั่วกัน ใช้กระดาษตราครุฑ
5.3 ข่าว ข้อความที่เห็นควรเผยแพร่ให้ทราบ
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
6.1 หนังสือรับรอง ใช้กระดาษตราครุฑ
6.2 รายงานการประชุม มีรายละเอียดดังนี้
หนังสือภายนอก
1. ติดต่อระหว่างกระทรวง หรือบุคคลภายนอก
2. ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกระทรวง
หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
3. ใช้รูปแบบหนังสือภายนอก “กระดาษครุฑ”
มีเรื่อง เรียน อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย
4. เป็นพิธีการเต็มรู ปแบบ ออกเลขที่ทุกครั้ง
5. ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย
6. มีสําเนาคู่ฉบับ และสําเนาครบถ้วน
หนังสือภายใน
1. ติดต่อระหว่างกรม หรือเทียบเท่าในสังกัดกระทรวงเดียวกัน
2. ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
3. ใช้รูปแบบหนังสือภายใน “กระดาษบันทึกข้อความ”
มีเฉพาะเรื่อง เรียน
4. เป็นทางการ ออกเลขที่ แต่เป็นพิธีการน้อยกว่า
หนังสือภายนอก
5. ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย
6. มีสําเนาคู่ฉบับและสําเนา
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น